Políticas de Protección de Datos.

Política de Protección de Datos Personales

1. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o

Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por UBIKME GPS S.A.S. considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos

Personales, (en adelante SAS).

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

UBIKME GPS S.A.S.. sociedad con domicilio en la Carrera 55 No. 39 – 64  de la ciudad de Medellín, Colombia identificada con el Número de Identificación

Tributaria NIT 900.724.803-1

Correo electrónico: administracion@ubikmegps.com.co, teléfono (+574) 4443853.

3. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el

Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida

al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de

la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de

acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos

personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias

personas naturales determinadas o determinables.

 Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido

puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación policita, convicciones filosóficas

o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de

salud, vida sexual y biométricos)

 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma

o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable

del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base

de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí

misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. 

Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los

participantes de actividades comerciales o afines.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales

como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado

del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos

personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o

fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos

dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización

de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. TRATAMIENTO

UBIKME GPS S.A.S., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas,consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

5. FINALIDAD

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de UBIKME GPS S.A.S.  con las siguientes finalidades:

5.1 Participación en distintos tipos de encuestas mediante registros o formularios online.

5.2 Llenado de solicitudes de suscripción, pedidos de software y servicios online, o bien para

facilitar la solicitud de información puntual que nos sea requerida.

5.3 Hacerle más sencillo el uso de nuestra página web.

5.4 Adaptar el contenido más relevante a sus intereses.

5.5 Informarle de noticias importantes concernientes a UBIKME GPS S.A.S..

5.6 Informarle sobre nuestros nuevos productos o servicios, actualizaciones de productos,

cuestiones de soporte técnico, eventos y ofertas especiales.

5.7 Promocionar productos y servicios en nuestra página web y las páginas web de nuestros

socios comerciales o partners.

5.8 Prevenir y detectar el fraude u otras actividades ilegales o prohibidas.

5.9 Velar por la seguridad e integridad de nuestra Página Web.

5.10 Como parte de un proceso de venta continuo.

5.11 Mientras se facilita soporte técnico o consultoría respecto de algún producto.

5. 12 Para formar parte del proceso de mantenimiento y modernización de nuestros productos.

5. 13 Para formar parte de medios automatizados como protocolos de comunicación.

5.14 Acceso a la ubicación del vehículo que cuenta con dispositivo gps para su rastreo

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de UBIKME GPS S.A.S., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

6.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales SAS está realizando el Tratamiento. De igual

manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o

rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos,

fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no

haya sido autorizado.

6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a UBIKME GPS S.A.S.  para el Tratamiento de sus Datos

Personales.

6.3. Ser informado por UBIKME GPS S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos

Personales.

6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo

dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

6.5. Solicitar a UBIKME GPS S.A.S.  la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada

para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los

procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de

supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular

de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o

Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y UBIKME GPS S.A.S., en virtud de la cual

fueron recolectados sus datos.

6.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

7. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

Asuntos Legales UBIKME GPS S.A.S.  tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y

observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento

de Datos Personales en las diferentes áreas de UBIKME GPS S.A.S., están obligados a reportar estas Bases de

Datos a Asuntos Legales y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones,

quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

Asuntos Legales también ha sido designada por UBIKME GPS S.A.S.  como área responsable de la atención de

peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer

sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

8. AUTORIZACIÓN

UBIKME GPS S.A.S. debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos

Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

8.1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más

tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.

8.2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y

concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular

manifieste su voluntad de autorizar que UBIKME GPS S.A.S. realice el Tratamiento de sus Datos Personales.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos

puestos a disposición por UBIKME GPS S.A.S., tales como: 

 Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización como el indicado en el

anexo 1.

 De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.

 Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por

ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad

dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento

de sus Datos Personales.

IMPORTANTE: En ningún caso UBIKME GPS S.A.S. asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por UBIKME GPS S.A.S., es necesario que la autorización se

conserve para poder ser consultada con posterioridad.

8.3. Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular,

debe informársele claramente:

 Los Datos Personales que serán recolectados.

 La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.

 Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y

para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales

 Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto

ver el numeral 6 de ésta Política.

 El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas

versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE

NATURALEZA SENSIBLE.

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de

naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar

discriminación, tales como los relacionados con :

 Origen racial o étnico.

 Orientación política.

 Convicciones religiosas / filosóficas.

 Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos

humanos o a partidos políticos.

 Salud.

 Vida sexual.

 Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo

que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones

consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, SAS

deberá:

 Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su

Tratamiento.

 Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la

finalidad del Tratamiento. 

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos

Personales sensibles.

10. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE

NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de

2013, UBIKME GPS S.A.S. sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso,

circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes,

siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y

adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, UBIKME GPS S.A.S. deberá obtener la Autorización del representante legal

del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión

que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el

asunto.

11. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS,

QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados,

puestos en circulación por UBIKME GPS S.A.S., podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer,

actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección

de Datos Personales:

11.1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:

¿En qué consiste el trámite?

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a UBIKME GPS S.A.S., a través de los medios indicados más

adelante:

 Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.

 Solicitar prueba de la autorización otorgada a SAS para el Tratamiento de sus Datos

Personales.

 Información respecto del uso que se le ha dado por UBIKME GPS S.A.S. a sus datos personales.

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:

SAS ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas,

todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

 Comunicación dirigida a UBIKME GPS S.A.S.. Asuntos Legales, Carrera 55

No. 39-64  en la ciudad de Medellín.

 Solicitud presentada al correo electrónico: administracion@ubikmegps.com.co.

Atención y respuesta por parte de UBIKME GPS S.A.S.:

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles

contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición

o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la

demora y señalando en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá

superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:

¿En qué consiste el trámite?

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de una queja o reclamo

presentado mediante los canales indicados más adelante:

 La corrección o actualización de la información.

 La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para

el Tratamiento de los mismos.

 Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes

contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la

dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se

quiera hacer valer.

Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:

SAS ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos

los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

 Comunicación dirigida a UBIKME GPS S.A.S.. Asuntos Legales, Carrera

55 No. 39-64  en la ciudad de Medellín.

 Solicitud presentada al correo electrónico: protecciondedatoscolombia@sas.com.

Atención y respuesta por parte de UBIKME GPS S.A.S.:

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, UBIKME GPS S.A.S. deberá requerir al interesado dentro de los

cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la

información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado

a Asuntos Legales de UBIKME GPS S.A.S.., en un término máximo de dos (2) días

hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que

diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados

a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el

reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha

en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días

hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

Cuando se accesa o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de UBIKME GPS S.A.S., ésta podrá

recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información,

tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el

software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio,

tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas

herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se

recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos

sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios 

web de UBIKME GPS S.A.S. tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con

las opciones de su navegador de internet.

13. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

SAS, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales,

proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para

otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no

autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de UBIKME GPS S.A.S. se limita a disponer de los

medios adecuados para este fin. SAS no garantiza la seguridad total de su información ni se

responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por

parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto

de Tratamiento por parte de UBIKME GPS S.A.S. y sus Encargados. UBIKME GPS S.A.S. exigirá a los proveedores de servicios

que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas

adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos

proveedores actúen como Encargados.

14. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

UBIKME GPS S.A.S. podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los

cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de

Protección de Datos Personales.

Igualmente UBIKME GPS S.A.S. podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a UBIKME GPS S.A.S. cuando:

a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de UBIKME GPS S.A.S.;

b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la

información.

En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre UBIKME GPS S.A.S.

y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea

tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes

obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:

• Dar Tratamiento, a nombre de UBIKME GPS S.A.S. a los Datos Personales conforme los principios que los

tutelan.

• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.

• Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

15. LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de

Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la

legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15

de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto

1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o

sustituyan.

16. VIGENCIA

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 30 de julio de 2013.